Cateva premize, preluate dintr-un studiu PwC &
Gardner:
·
80% din informatia vehiculata este in documente;
· un document este, in medie, copiat de 19 ori;
· la 3 lei cheltuiti pe realizarea unui document
se cheltuiesc apoi 9 lei pentru gestiunea acestuia;
·
60% dintre angajati petrec mai mult de o ora
recreand documente care exista deja;
· companiile cheltuiesc 60 de lei pentru a
indosaria un document, 360 lei pentru a gasi un document gresit indosariat si
660 lei pentru a reproduce un document pierdut;
·
7,5% dintre documente se pierd, iar 3% din
restul se indosariaza gresit;
·
profesionistii isi petrec pana la 15% din timp
lecturand informata si pana la 50% din timpul lor cautand-o.
Daca mai era nevoie de precizat,
in mediul de
afaceri actual extrem de competitiv, informatia este cea mai importanta resursa
a organizatiilor. In cele mai multe cazuri, informatia se regaseste in
documente pe hartie. Sistemele de captura (scanare, catalogare) a informatiilor
reprezinta primul pas in gestiunea performanta a informatiilor, permitand
conversia documentelor din format fizic in format electronic, precum si
extragerea informatiilor necesare din cadrul acestora.
Aplicatii specializate, utilizate in procesul arhivarii electronice:
- Documentele in format electronic sunt mai usor de accesat, de utilizat si de integrat in procesele de afaceri. Conversia documentelor in format electronic presupune parcurgerea succesiva a mai multor etape, incepand cu inventarierea, scanarea si indexarea documentelor si terminand cu stocarea imaginilor pe orice suport de memorie sau integrarea cu sisteme de tip Enterprise Content Management. O suita performanta si completa de aplicatii pentru captura si conversia datelor si documentelor, este StarCapture - ajunsa la generatia a 5-a, aplicatia realizata de Star Storage poate fi utilizata intr-o multitudine de scenarii acolo unde este nevoie de captura zilnica sau ocazionala a documentelor aflate pe suport hartie sau a celor in format electronic.
- Prin sistemul web de acces, aplicatia StarCapture se integreaza transparent cu SEAL (Secured Electronic Archive Library) - solutia de gestiune a arhivelor, care ofera facilitati unice de regasire si acces rapid la informatiile din arhive pe baza metadatelor asociate. SEAL este de asemenea in oferta PROFIWAY, si prezinta posibilitati de dimensionare si configurare in functie de specificul organizatiei tale. Despre complexitatea si multiplele ei avantaje gasiti mai multe detalii in pagina dedicata. Sa mai adaugam doar, succint, ca este scalabila (pana la mii de utilizatori), este perfect integrabila cu sistemele de calcul si business din firme (ERP, CRM etc), customizabila, ofera conformitate si securitate inregistarilor, poate beneficia de infrastructura Data Center in varianta de cloud, are numeroase variante de licentiere s.a.m.d.
Avantajele arhivarii electronice:
·
toate
documentele companiei tale sunt integrate intr-o singura interfata, usor de
utilizat;
·
conversia
rapida in format digital a documentelor pe hartie
·
administrarea
eficienta a documentelor
·
posibilitate
de lucru in retea
·
reducerea
costurilor administrative
·
reducerea
spatiului folosit cu echipamente de tiparit
·
cresterea
calitatii muncii, echipamentelor si materialelor tiparite
·
eficientizarea
activitatii la nivelul intregii organizatii
·
accelerarea
proceselor decizionale
Solutii pentru managementul arhivelor electronice:
Ai nevoie de
un sistem de administrare centralizata a documentelor electronice? PROFIWAY iti ofera solutia: Documentele arhivate in format electronic sunt accesibile imediat in intreaga
organizatie si sunt administrate eficient prin intermediul unei interfete usor
de utilizat. Ai posibilitatea sa definesti grupuri de utilizatori si sa le
asociezi drepturi de acces diferentiat, poti stabili politica de pastrare si
distrugere a documentelor in conformitate cu reglementarile legale in vigoare
si esti pregatit in permanenta pentru procesele de audit.
10 motive sa alegi Solutia completa pentru
managementul arhivelor electronice:
·
elimini
riscul pierderii sau distrugerii documentelor importante;
·
asiguri
securitatea informatiilor prin acces controlat la informatiile din arhiva
electronica;
·
regasesti si
accesezi rapid informatiile de care ai nevoie in mod curent;
·
reduci
semnificativ costurile de stocare si administrare a arhivei de documente
actuale;
·
te
conformezi cerintelor legale in domeniul arhivarii documentelor (Legea
135/2007);
·
ai in
permanenta imaginea completa asupra tuturor documentelor arhivate;
·
economisesti
timp prin refolosirea continutului documentelor deja create in companie;
·
reduci
costurile cu copierea documentelor;
·
folosesti
usor informatiile din documente necesare in procesele de afaceri;
·
reduci
incarcarea angajatilor responsabili de coordonarea arhivei.
.png)
